APUNTES DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

¿Qué son las competencias gerenciales?

Las competencias gerenciales son el conjunto de conocimientos, habilidades, comportamientos y actitudes que una persona debe poseer para ser efectiva en una amplia gama de puestos y organizaciones. En la actualidad, en el trabajo no solo se juzga a una persona por su inteligencia sino también por su capacidad de manejarse y administrar a otras personas. Las empresas contratan a personas que suponen son inteligentes, cuentan con los conocimientos técnicos necesarios para desarrollar su trabajo y además por poseer competencias gerenciales que las llevarán a un desempeño sobresaliente para la organización.

Las competencias gerenciales ayudan a las personas a destacar en distintos ambitos y en diferentes puestos, así por ejemplo las personas que trabajan en atención al cliente deben tener competencias para la autoadminsitración y comunicación, en otros campos es importante la planeación y gestión y el trabajo en equipo.

Para ocupar un cargo ejecutivo, como el de gerente general, una persona debe tener una mezcla de varias competencias y no sólo una o dos.

¿Cómo se adquieren estas competencias?

No existe una receta que indique la manera de adquirir una u otra competencia, serán la experiencia, las vivencias, la retroalimentación constante, etc., las que ayuden a una persona a adquirir competencias en determinados ámbitos.

Algunas competencias gerenciales

Entre estas se tienen:

• Comunicación
• Planeación y gestión
• Trabajo en equipo
• Acción estratégica
• Autoadministración
• Tolerancia
  

Que es la administracion de empresas, administración de negocios o business administration y su objeto de estudio

La denominación de business administration en el idioma inglés, en el idioma castellano literalmente se traduce como administración de negocios. Otro significado que se le puede dar es la denominación de economía de la empresa. No obstante lo citado, el término administración de empresas, es aquel que es más ampliamente utilizado, pues a decir de varios expertos reflejaría de mejor manera el contenido de la disciplina.

¿Cuál es el objeto de estudio de la administración de empresas?

El objeto de estudio de la administración de empresas, es la unidad económica fundamental, la empresa.

La importancia atribuible a la empresa es tan grande que el sistema de economía de mercado, puede ser denominado también sistema de libre empresa.

A pesar que la empresa es objeto de estudio de otras disciplinas, la administración de empresas tiene la particularidad de estudiarla desde un enfoque práctico de la dirección y administración.

La administración de empresas trata de estudiar a la empresa desde el punto de vista práctico de su administración.

El enfoque de Contingencias en la administración II

Cuando métodos que eran muy eficaces para una situación no funcionaban en otras, buscaban una explicación. Por ejemplo, ¿Por qué funcionaba magníficamente un programa de desarrollo organizacional en una situación y fracasaba rotundamente en otra? Los partidarios del enfoque de contingencias tenían una respuesta lógica para este tipo de preguntas: los resultados difieren porque las situaciones difieren, la técnica que funciona en un caso no funcionará necesariamente en todos los casos.

Conforme al enfoque de contingencias, la tarea del gerente consiste en identificar la técnica que servirá mejor para alcanzar las metas de la gerencia, en una situación concreta, en circunstancias concretas y en un momento concreto. Por ejemplo, cuando se requiere alentar a los trabajadores para incrementar la productividad, el teórico clásico podría recomendar un nuevo plan para simplificar el trabajo. El científico de la conducta, en cambio, podría tratar de crear un ambiente psicológicamente motivante y recomendar una técnica como el enriquecimiento del trabajo; es decir, la combinación de tareas con diferente alcance y responsabilidad, y que conceden la trabajador mayor autonomía para tomar decisiones. Empero, el administrador partidario del enfoque de contingencias preguntaría: “¿Qué método funcionará mejor en este caso? Si los trabajadores no cuentan con la capacidad necesaria, y los recursos y la posibilidad de capacitarlos son limitados, la simplificación del trabajo sería la mejor solución. No obstante, con trabajadores capacitados y orgullosos de sus capacidades, un programa de enriquecimiento del trabajo podría ser más eficaz. El enfoque de contingencias significa un giro importante de la teoría moderna de la administración, porque representa cada serie de relaciones de la organización sujeta a circunstancias singulares.

El enfoque de Contingencias en la administración I

¿Qué es el enfoque de contingencias?

A Charles Kindleberger, economista reconocido en todo el mundo, le agradaba decir a sus alumnos en el MIT que la respuesta a cualquier interrogante importante de la economía es: “depende”, y que la tarea del economista consiste en especificar de qué depende y cómo.

“Depende” también es una respuesta adecuada para los aspectos importantes de la administración. La teoría de la administración pretende determinar las relaciones pronosticables entre situaciones, actos y resultados. Por tanto, no es raro que un enfoque de reciente data quiera integrar las diversas escuelas del pensamiento de la administración concentrándose en la interdependencia de los muchos factores que implica una situación administrativa.

El enfoque de contingencias (llamado también enfoque situacional en algunas oportunidades), fue concebido por gerentes, asesores e investigadores que trataron de aplicar los conceptos de las escuelas más importantes a las situaciones reales que vivían.

Las funciones de apoyo – funciones de contabilidad

Funciones de contabilidad

En todas las organizaciones se necesitan datos, que una vez procesados se convierten en la información necesaria para la adopción de decisiones, y para ello es indispensable el hecho de llevar un registro de las diferentes transacciones realizadas: cuánto se gastó en esto, cuánto se pagó por aquello, en qué se utilizó este producto, cuántas unidades salieron defectuosas, cuál es el porcentaje de ausentismo de los trabajadores, cuál es el índice de accidentes con que se cuenta, etc.

Sólo contando con un registro escrito de las operaciones más importantes será posible clasificar, ordenar, procesar e interpretar la información que requiere la institución.

Se puede ver así cómo la aplicación de las funciones de apoyo es fundamental para lograr los objetivos de cualquier institución.

Las funciones de apoyo

Funciones de seguridad

El objetivo de esta función es garantizar la protección de todos los activos o propiedades de la institución, así como la seguridad de los empleados que trabajan en la misma. En el caso de una empresa de corte fabril se deben adoptar medidas de seguridad con objeto de evitar daños a la maquinaria y accidentes de trabajo para los empleados; servicios de vigilancia para evitar que personas ajenas a la institución puedan sustraer objetos o materiales de la misma; se requiere la adquisición de seguros que brinden protección contra siniestros como pueden ser incendios, terremotos o inundaciones, así como de la protección de la fábrica contra posibles actos de sabotaje o el efecto negativo que pudieran ocasionar huelgas por parte de los trabajadores.

Todas estas actividades de la institución tienen como objetivo lograr una eficaz protección de los bienes para garantizar la realización sin interrupciones de sus operaciones normales.

Las funciones de apoyo

Funciones financieras en la administracion

Es difícil imaginar la existencia de una institución que no requiera de la obtención y manejo de fondos económicos, los cuales se utilizan para adquirir los diferentes activos que se emplean en el proceso de producción.

Si se trata de un hospital, se requiere la adquisición de los edificios, el instrumental médico quirúrgico, los equipos de laboratorio, etc, salas de operaciones o instalaciones auxiliares, por lo que el dinero o capital con que originalmente cuenta la institución debe de ser invertido en estos insumos. Como consecuencia de las transacciones comerciales efectuadas, es decir la venta de productos o venta de servicios, la institución recibirá un flujo de fondos económicos que deberán ser cuidadosamente administrados; por ejemplo determinar que monto de estos ingresos debe de reinvertirse y en qué, pagar sueldos a los empleados del hospital, pago de las medicinas, drogas, medicamentos o alimentos que se hayan utilizado, etc.

Por tanto, todas aquellas actividades relacionadas con la obtención, custodia, inversión, erogación, cuidado, etc., de los fondos económicos o valores de la institución es lo que constituyen las funciones financieras.

La función de producción

En la actualidad es difícil pensar en la existencia de una entidad que no produzca bienes o servicios, prácticamente todas las instituciones ya sean éstas públicas o privadas tienen una función de producción, aunque muchas veces ésta no sea tan evidente.

Si se habla de un automóvil se sabe que éste fue producido en una fábrica y se tiene bastante claro que ésta, es una organización de índole productiva, debido a que transforma las diferentes materias primas que compra, para producir el producto final que se conoce como automóvil. Pero existen otras instituciones que no producen bienes, éstos producen servicios.

Por ejemplo, un hospital es una institución que proporciona servicios de recuperación de la salud para aquellas personas que se encuentran enfermas; en este caso el administrador o director del hospital podría ser comparado con el gerente de producción de una empresa fabril, ya que debe administrar toda una serie de insumos como lo son los recursos humanos y materiales para producir los servicios que constituyen la razón de ser de este tipo de organización.

Si se trata de una institución con objetivos de otra naturaleza como sería el caso de una iglesia, cualquiera que sea su credo, se puede inferir que la misma tiene como función o misión proporcionar a sus feligreses servicios de tranquilidad espiritual, de orientación y de guía. Sin embargo, el administrador de la iglesia realiza funciones de gerente de producción, administrando los recursos que tiene a su disposición para lograr precisamente su objetivo, producir el servicio que los creyentes buscan en esa iglesia en particular.

Por lo tanto, cualquiera que sea el tipo de institución, ya sean sus objetivos económicos o no, el que se encuentra al frente de la misma, llámese este director, presidente, gerente, jefe o supervisor, si quiere lograr que la organización sea verdaderamente productiva deberá coordinar la realización de varias funciones, mismas que estableció Fayol: funciones técnicas, comerciales, financieras, de seguridad, de contabilidad y registro de información, pero fundamentalmente administrativas.

La técnica, función primordial de la empresa

Se ampliará más el concepto de las operaciones o funciones que Fayol definió y que ya existían en las empresas de principios del siglo XX

Considérese en primer lugar la función técnica, que es la función primordial debido a que da origen o constituye la razón de ser de la institución. Y cuando se habla de la función técnica no se hace referencia, como se podría pensar, a una función relacionada con la ingeniería en alguna de sus ramas. La función técnica sería la medicina en el caso de un hospital, el derecho en un bufete de abogados, la función de finanzas en un banco, etc. Cualquiera que sea el campo del conocimiento que deba ser aplicado para lograr la realización de la misión de la institución que proporciona el bien o servicio, constituirá en su caso la función técnica.

Las funciones comerciales, financieras, de seguridad y de contabilidad se las considerará como funciones de apoyo, necesarias para la realización de la función técnica (en ciertos casos alguna de estas funciones puede convertirse en la función técnica). Por ejemplo, en una firma de contabilidad y auditoría, la función técnica sería la contabilidad, pero, como función de apoyo para realizar la función técnica del propio despacho, también aparecerá la contabilidad dentro de las funciones de apoyo de la organización.

En lo que se refiere a la función administrativa, ésta es fundamental para el desarrollo de las cinco funciones anteriores, ya que sin la aplicación de las técnicas administrativas sería difícil o por al menos ineficiente la realización de las mismas. Lo anterior se representa en la figura que se muestra a continuación, en la misma se puede observar cómo la función administrativa sirve de base para realizar las demás que se han señalado.

Concepto de función en la administración

En el campo de la administración existe un término que se utiliza con frecuencia y es la palabra función, entendiéndose por ella un conjunto de actividades diferentes entre sí, pero similares por el fin común que persiguen. Se puede poner un ejemplo para aclarar el concepto:

Considérese la función de compras en una empresa moderna. Es indudable que el personal del departamento de compras tendrá que realizar varias actividades diferentes para cumplir la misma, tratando de proveer oportunamente y al menor costo posible a la institución para la cual trabaja, de los productos, materiales y servicios que le son solicitados y necesarios para lograr los objetivos establecidos.

El director de compras con la colaboración de sus subordinados tiene que obtener especificaciones completas del producto o servicio que deben adquirir; buscar en el mercado quiénes son los proveedores de estos bienes y servicios; solicitar cotizaciones de los mismos, evaluar si las cotizaciones o precios son los justos; solicitar en algunos casos muestras de estos productos para que sean evaluados y se compruebe su correspondencia con las especificaciones; colocar los pedidos, tramitar las órdenes de pago, crear y mantener un archivo de proveedores, dirigir a su personal para que realicen las diferentes actividades que tienen encomendadas, etc.

Lo anterior deja entrever, que para realizar la función de comprar es necesario llevar a cabo toda una serie de actividades diferentes, pero que están relacionadas por el fin común que todas ellas tienen: lograr la entrega oportuna en la empresa del producto o servicio que les ha sido solicitado.

Las funciones de la empresa

Se le atribuye a Henry Fayol (ingeniero de origen francés nacido en Constantinopla en el año de 1841), la paternidad de la nueva ciencia conocida como administración, puesto que fue él, de los primeros en estudiarla y en su obra titulada “Administración industrial y general”, llamó la atención sobre la necesidad de profundizar en este campo del conocimiento, en el cual reunió toda una serie de conceptos que él consideraba se encontraban dispersos y que deberían de ser estudiados y aplicados en forma óptima.

Henry Fayol observó que si las miles de diferentes actividades que día a día se realizan en una empresa son clasificadas y ordenadas de acuerdo con su naturaleza y características, sería posible distinguir seis grandes grupos de operaciones o funciones claramente definidas. Estas serían las siguientes:

• Técnicas
• Comerciales
• Financieras
• De seguridad
• De contabilidad y registro de información
• Administrativas

Antecedentes de la administracion

La administración como actividad integrante de la vida humana, tiene raíces tan antiguas como la historia misma de la humanidad. En el momento de surgimiento del primer grupo humano organizado y cuando de algún u otro modo se eligió a un guía, a un jefe o a un líder que asumió la responsabilidad de dirigir a las personas para conseguir un determinado objetivo, en ese mismo instante se dio origen a la administración.

A pesar de lo anterior y los cientos de años de historia del hombre en la tierra, la administración no fue objeto de estudios formales sino hasta principios del siglo XX, en el que, ya con ese nombre pasó a formar parte de las llamadas Ciencias Sociales, y posiblemente, sea uno de los campos del conocimiento humano, en donde se han realizado mayor número de estudios en el último tiempo, debido a que la parte gerencial en instituciones públicas y privadas alrededor del mundo se han convencido de que la aplicación de los conocimientos de la administración es fundamental para lograr los objetivos que se han trazado.

Enfoque de sistemas en la administración – Conceptos importantes III

Retroalimentación

La retroalimentación es la clave para el control del sistema. Conforme avanzan las operaciones del sistema, se le va entregando información a las personas indicadas, quizás a una computadora, con objeto de evaluar el trabajo y, en su caso, corregirlo.

La siguiente figura muestra los flujos de información, materiales, energía y retroalimentación de un sistema abierto.

La teoría de los sistemas destaca la esencia dinámica y las interrelaciones de las organizaciones y el quehacer administrativo. Por tanto, ofrece un marco que nos permite planificar actos y adelantarnos a las consecuencias inmediatas y mediatas, al tiempo que nos permite entender las consecuencias inesperadas cuando se presentan. Con la perspectiva de los sistemas, los gerentes generales pueden conservar, con más facilidad, el equilibrio entre las necesidades de las distintas partes de la empresa y las necesidades y las metas de una compañía entera.

Enfoque de sistemas en la administración – Conceptos importantes II

Sistemas abiertos y cerrados

Se dice que un sistema es un sistema abierto si interactúa con su ambiente; se dice que es un sistema cerrado si no lo hace. Todas las organizaciones interactúan con su ambiente, pero lo hacen en diferente medida. Por ejemplo, una fábrica de automóviles es un sistema mucho más abierto que un monasterio o una cárcel.

Límite del sistema

Cada sistema tiene un límite que lo separa de su ambiente. En un sistema cerrado, el límite del sistema es rígido; en un sistema abierto el límite es más flexible. En años recientes, los límites de los sistemas de muchas organizaciones han ido adquiriendo flexibilidad. Por ejemplo, los gerentes de compañías petroleras que quieren realizar perforaciones marítimas deben tomar en cuenta el interés del público por el ambiente. Las comunidades en el mundo están exigiendo da las empresas un responsabilidad ambiental cada vez mayor.

Flujo

Un sistema tiene flujos de información, materiales y energía (incluso energía humana). Estos flujos del ambiente entran en el sistema en forma de insumos (por ejemplo, materias primas), pasan por procesos de transformación en el sistema (operaciones que los modifican) y salen del sistema en forma de productos (bienes y servicios).

Enfoque de sistemas en la administración – Conceptos importantes I

Conceptos importantes del enfoque de sistemas

Muchos de los conceptos de la teoría general de los sistemas están formando parte del lenguaje de los gerentes, quienes deben estar familiarizados con este vocabulario para estar al tanto de los avances actuales.

¿Qué son los subsistemas?

Las partes que constituyen un sistema entero se llaman subsistemas. Además, cada sistema puede ser, a su vez, un subsistema de un todo mayor. Por ejemplo, un departamento es un subsistema de una planta, que puede ser un subsistema de una empresa, que puede ser un subsistema de un conglomerado o una industria., que es un subsistema de la economía nacional, que es un subsistema del sistema económico mundial.

¿Qué es la sinergia?

Sinergia significa que el todo es mayor que la suma de sus partes. En términos organizacionales, sinergia significa que conforme los departamentos independientes de una organización cooperan e interactúan, resultarán más productivos que si cada uno de ellos actuara en forma aislada. Por ejemplo, en una pequeña empresa, habrá más eficiencia si cada departamento se relaciona con un departamento de finanzas, que si cada departamento tiene su propio departamento de finanzas independiente.

Administración y el enfoque de sistemas

El enfoque de sistemas para administrar, en lugar de abordar los diversos segmentos de una organización por separado, piensa que la organización es un sistema único, que tiene un propósito y está compuesto por partes que se interrelacionan. Esta posición permite a los gerentes contemplar a la organización como un todo y como parte del ambiente externo, más amplio. El enfoque de sistemas dice que la actividad de un segmento de la organización afecta, en diferentes grados, la actividad de todos sus otros segmentos.

Los gerentes de producción de una planta fabril, por ejemplo, prefieren las corridas de producción, ininterrumpidas y largas, de productos estandarizados para lograr un máximo de eficiencia y costos bajos. Por otra parte, los gerentes de mercadotecnia que quieren ofrecer a sus clientes la entrega rápida de una amplia gama de productos, preferirán un calendario de producción flexible, capaz de surtir pedidos especiales a corto plazo. Los gerentes de producción partidarios de los sistemas deciden la programación cuando han detectado las consecuencias de sus decisiones para otros departamentos y para la organización entera. La médula del enfoque de sistemas es que los gerentes no pueden funcionar plenamente dentro de los límites del organigrama tradicional, sino que deben entremezclar su departamento con toda la empresa. Para ello, no sólo tienen que comunicarse con otros empleados y departamentos, sino también, con frecuencia, con representantes de otras organizaciones. Sobra decir que los gerentes partidarios de los sistemas entienden la importancia que los hilos de las relaciones de negocio tienen para sus actividades.

Avances recientes en la teoria de la administración

Las teorías ejercen mucha influencia. Cuanto más tiempo se use una teoría cualquiera, tanto mejor se la manejará y tanto más se tenderá a no buscar otras, a no ser que las circunstancias obliguen a cambiar. Esto explica por la teoría moderna de la administración es, en realidad, un rico mosaico compuesto por muchas teorías que han perdurado, cuando menos, durante el pasado siglo. Una ventaja de entender esta popularidad concurrente de muchos puntos de vista sobre las organizaciones es que prepara al individuo para sus propias experiencias en la organización.

Aunque es imposible pronosticar que estudiarán las futuras generaciones, en la actualidad es posible identificar, al menos, tres perspectivas de la teoría de la administración que pueden adquirir importancia, estos son:

• El enfoque de sistemas
• El enfoque de contingencias
• El enfoque del compromiso dinámico

Escuela de la ciencia de la administración II

La escuela de la ciencia de la administración obtuvo popularidad debido a dos fenómenos de la posguerra. En primer lugar, el desarrollo de las computadoras de gran velocidad y la comunicación entre computadoras ofreció un medio para atacar problemas de la organización, de gran escala y complejos. En segundo lugar, Robert McNamara aplicó una forma de la ciencia de la administración en Ford Motor Company en las décadas de 1950 y 1960, más adelante aplicó la misma técnica cuando fue secretario de la Defensa durante el gobierno de Jonson.

Cuando los protegidos de McNamara, conocidos como los muchachos maravilla empezaron a ocupar puestos gerenciales en Ford y en la industria de Estados Unidos, floreció la escuela de la ciencia de la administración.

Hoy el enfoque de la ciencia de la administración para resolver problemas parte del momento en que se constituye un equipo interdisciplinario de especialistas para que analice el problema y proponga un curso de acción para la administración. El equipo formula un modelo matemático que muestra, en términos simbólicos, todos los factores relevantes que repercuten en el problema y su interrelación. También, cambia los valores de las variables del modelo y analiza las diferentes ecuaciones del modelo con una computadora, y así puede determinar las repercusiones de cada cambio. En última instancia, el equipo de la ciencia de la administración ofrece a la gerencia una base objetiva para que tome su decisión.

La ciencia de la administración representó una forma totalmente nueva de concebir el tiempo. Los complejos modelos matemáticos, y las computadoras para desmenuzar las cifras, hicieron que el pronóstico del futuro con base en le pasado y el presente se convirtiera en una actividad muy popular. Ahora, los gerentes pueden jugar con preguntas de tipo: ¿Qué pasaría si el futuro fuera así?, que las teorías de la administración anteriores no podían manejar. Por otra parte, la escuela de la ciencia de la administración no presta mucha atención a las relaciones dentro de las organizaciones. Los modelos matemáticos tienden a pasar por alto relaciones como los datos, resaltando datos numéricos que se pueden reunir o calcular con facilidad. Así, cabría criticar que la ciencia de la administración fomenta que sólo se conceda importancia a los aspectos de la organización que se pueden representar con cifras, olvidándose de la importancia de las personas y las relaciones.

Escuela de la ciencia de la administración I

A principios de la Segunda Guerra Mundial, Gran Bretaña tenía la necesidad imperiosa de resolver una serie de problemas, nuevos y complejos, en la contienda. Los británicos, con su supervivencia en juego, formaron los primeros equipos de investigación de operaciones. Los ingleses reunieron la experiencia de matemáticos, físicos y otros científicos en los equipos de investigación de operaciones y dieron grandes pasos en lo tecnológico y lo táctico. Cuando los estadounidenses entraron a la guerra, constituyeron los llamados equipos de investigación de operaciones, basándose en el exitoso modelo británico para resolver problemas similares. Los equipos usaron las primeras computadoras para realizar los miles de cálculos que requieren los modelos matemáticos.

Terminada la guerra, la aplicación de la investigación de operaciones a los problemas de la industria resultaba cada vez más evidente. Se estaban empezando a usar nuevas tecnologías industriales y los transportes y las comunicaciones eran cada vez más complejos. Estos avances trajeron consigo un sin fin de problemas que no se podían resolver por medios convencionales. Cada vez se recurría más a los especialistas en Investigación de Operaciones para ayudar a los gerentes a encontrar respuestas para estos nuevos problemas. Con los años, los procedimientos de la Investigación de Operaciones se formalizaron y, ahora, se conocen con el nombre genérico de la escuela de la ciencia de la administración.

ADMINISTRACIÓN, UNA ESPECIALIDAD QUE ABARCA EL TIEMPO Y LAS RELACIONES HUMANAS

La administración es una subespecialidad que trata de la cuestiones referentes al tiempo y a las relaciones humanas que se presentan en las organizaciones. Como se mencionó con anterioridad las organizaciones afectan el pasado, presente y futuro.

La concepción de tiempo en las organizaciones consta de varios elementos:

• La administración representa un intento por crear un futuro deseable, sin olvidar el pasado y el presente.
• La administración se ejercita en una época histórica concreta y es reflejo de ella.
• La administración es un ejercicio cuyas consecuencias y repercusiones surgen con el paso del tiempo.

La importancia de las relaciones humanas también entraña varios conceptos:

• Los gerentes actúan mediante relaciones que son vías de dos sentidos; una de las partes está sujeta a la influencia de la otra.
• Los gerentes actúan mediante relaciones que tienen repercusiones que involucran a otras personas, para bien o para mal.
• Los gerentes hacen juegos malabares con muchas relaciones al mismo tiempo.