APUNTES DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Las funciones de apoyo

Funciones de seguridad

El objetivo de esta función es garantizar la protección de todos los activos o propiedades de la institución, así como la seguridad de los empleados que trabajan en la misma. En el caso de una empresa de corte fabril se deben adoptar medidas de seguridad con objeto de evitar daños a la maquinaria y accidentes de trabajo para los empleados; servicios de vigilancia para evitar que personas ajenas a la institución puedan sustraer objetos o materiales de la misma; se requiere la adquisición de seguros que brinden protección contra siniestros como pueden ser incendios, terremotos o inundaciones, así como de la protección de la fábrica contra posibles actos de sabotaje o el efecto negativo que pudieran ocasionar huelgas por parte de los trabajadores.

Todas estas actividades de la institución tienen como objetivo lograr una eficaz protección de los bienes para garantizar la realización sin interrupciones de sus operaciones normales.

Las funciones de apoyo

Funciones financieras en la administracion

Es difícil imaginar la existencia de una institución que no requiera de la obtención y manejo de fondos económicos, los cuales se utilizan para adquirir los diferentes activos que se emplean en el proceso de producción.

Si se trata de un hospital, se requiere la adquisición de los edificios, el instrumental médico quirúrgico, los equipos de laboratorio, etc, salas de operaciones o instalaciones auxiliares, por lo que el dinero o capital con que originalmente cuenta la institución debe de ser invertido en estos insumos. Como consecuencia de las transacciones comerciales efectuadas, es decir la venta de productos o venta de servicios, la institución recibirá un flujo de fondos económicos que deberán ser cuidadosamente administrados; por ejemplo determinar que monto de estos ingresos debe de reinvertirse y en qué, pagar sueldos a los empleados del hospital, pago de las medicinas, drogas, medicamentos o alimentos que se hayan utilizado, etc.

Por tanto, todas aquellas actividades relacionadas con la obtención, custodia, inversión, erogación, cuidado, etc., de los fondos económicos o valores de la institución es lo que constituyen las funciones financieras.

La función de producción

En la actualidad es difícil pensar en la existencia de una entidad que no produzca bienes o servicios, prácticamente todas las instituciones ya sean éstas públicas o privadas tienen una función de producción, aunque muchas veces ésta no sea tan evidente.

Si se habla de un automóvil se sabe que éste fue producido en una fábrica y se tiene bastante claro que ésta, es una organización de índole productiva, debido a que transforma las diferentes materias primas que compra, para producir el producto final que se conoce como automóvil. Pero existen otras instituciones que no producen bienes, éstos producen servicios.

Por ejemplo, un hospital es una institución que proporciona servicios de recuperación de la salud para aquellas personas que se encuentran enfermas; en este caso el administrador o director del hospital podría ser comparado con el gerente de producción de una empresa fabril, ya que debe administrar toda una serie de insumos como lo son los recursos humanos y materiales para producir los servicios que constituyen la razón de ser de este tipo de organización.

Si se trata de una institución con objetivos de otra naturaleza como sería el caso de una iglesia, cualquiera que sea su credo, se puede inferir que la misma tiene como función o misión proporcionar a sus feligreses servicios de tranquilidad espiritual, de orientación y de guía. Sin embargo, el administrador de la iglesia realiza funciones de gerente de producción, administrando los recursos que tiene a su disposición para lograr precisamente su objetivo, producir el servicio que los creyentes buscan en esa iglesia en particular.

Por lo tanto, cualquiera que sea el tipo de institución, ya sean sus objetivos económicos o no, el que se encuentra al frente de la misma, llámese este director, presidente, gerente, jefe o supervisor, si quiere lograr que la organización sea verdaderamente productiva deberá coordinar la realización de varias funciones, mismas que estableció Fayol: funciones técnicas, comerciales, financieras, de seguridad, de contabilidad y registro de información, pero fundamentalmente administrativas.

La técnica, función primordial de la empresa

Se ampliará más el concepto de las operaciones o funciones que Fayol definió y que ya existían en las empresas de principios del siglo XX

Considérese en primer lugar la función técnica, que es la función primordial debido a que da origen o constituye la razón de ser de la institución. Y cuando se habla de la función técnica no se hace referencia, como se podría pensar, a una función relacionada con la ingeniería en alguna de sus ramas. La función técnica sería la medicina en el caso de un hospital, el derecho en un bufete de abogados, la función de finanzas en un banco, etc. Cualquiera que sea el campo del conocimiento que deba ser aplicado para lograr la realización de la misión de la institución que proporciona el bien o servicio, constituirá en su caso la función técnica.

Las funciones comerciales, financieras, de seguridad y de contabilidad se las considerará como funciones de apoyo, necesarias para la realización de la función técnica (en ciertos casos alguna de estas funciones puede convertirse en la función técnica). Por ejemplo, en una firma de contabilidad y auditoría, la función técnica sería la contabilidad, pero, como función de apoyo para realizar la función técnica del propio despacho, también aparecerá la contabilidad dentro de las funciones de apoyo de la organización.

En lo que se refiere a la función administrativa, ésta es fundamental para el desarrollo de las cinco funciones anteriores, ya que sin la aplicación de las técnicas administrativas sería difícil o por al menos ineficiente la realización de las mismas. Lo anterior se representa en la figura que se muestra a continuación, en la misma se puede observar cómo la función administrativa sirve de base para realizar las demás que se han señalado.

Concepto de función en la administración

En el campo de la administración existe un término que se utiliza con frecuencia y es la palabra función, entendiéndose por ella un conjunto de actividades diferentes entre sí, pero similares por el fin común que persiguen. Se puede poner un ejemplo para aclarar el concepto:

Considérese la función de compras en una empresa moderna. Es indudable que el personal del departamento de compras tendrá que realizar varias actividades diferentes para cumplir la misma, tratando de proveer oportunamente y al menor costo posible a la institución para la cual trabaja, de los productos, materiales y servicios que le son solicitados y necesarios para lograr los objetivos establecidos.

El director de compras con la colaboración de sus subordinados tiene que obtener especificaciones completas del producto o servicio que deben adquirir; buscar en el mercado quiénes son los proveedores de estos bienes y servicios; solicitar cotizaciones de los mismos, evaluar si las cotizaciones o precios son los justos; solicitar en algunos casos muestras de estos productos para que sean evaluados y se compruebe su correspondencia con las especificaciones; colocar los pedidos, tramitar las órdenes de pago, crear y mantener un archivo de proveedores, dirigir a su personal para que realicen las diferentes actividades que tienen encomendadas, etc.

Lo anterior deja entrever, que para realizar la función de comprar es necesario llevar a cabo toda una serie de actividades diferentes, pero que están relacionadas por el fin común que todas ellas tienen: lograr la entrega oportuna en la empresa del producto o servicio que les ha sido solicitado.

Las funciones de la empresa

Se le atribuye a Henry Fayol (ingeniero de origen francés nacido en Constantinopla en el año de 1841), la paternidad de la nueva ciencia conocida como administración, puesto que fue él, de los primeros en estudiarla y en su obra titulada “Administración industrial y general”, llamó la atención sobre la necesidad de profundizar en este campo del conocimiento, en el cual reunió toda una serie de conceptos que él consideraba se encontraban dispersos y que deberían de ser estudiados y aplicados en forma óptima.

Henry Fayol observó que si las miles de diferentes actividades que día a día se realizan en una empresa son clasificadas y ordenadas de acuerdo con su naturaleza y características, sería posible distinguir seis grandes grupos de operaciones o funciones claramente definidas. Estas serían las siguientes:

• Técnicas
• Comerciales
• Financieras
• De seguridad
• De contabilidad y registro de información
• Administrativas

Antecedentes de la administracion

La administración como actividad integrante de la vida humana, tiene raíces tan antiguas como la historia misma de la humanidad. En el momento de surgimiento del primer grupo humano organizado y cuando de algún u otro modo se eligió a un guía, a un jefe o a un líder que asumió la responsabilidad de dirigir a las personas para conseguir un determinado objetivo, en ese mismo instante se dio origen a la administración.

A pesar de lo anterior y los cientos de años de historia del hombre en la tierra, la administración no fue objeto de estudios formales sino hasta principios del siglo XX, en el que, ya con ese nombre pasó a formar parte de las llamadas Ciencias Sociales, y posiblemente, sea uno de los campos del conocimiento humano, en donde se han realizado mayor número de estudios en el último tiempo, debido a que la parte gerencial en instituciones públicas y privadas alrededor del mundo se han convencido de que la aplicación de los conocimientos de la administración es fundamental para lograr los objetivos que se han trazado.